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Computer und PC software Serienbrief erstellen
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Serienbrief erstellenDa sitzt man im Büro und erhält vom Chef den Auftrag, einen Serienbrief mit Infos über das neue Produkt zu erstellen und an sämtliche Kunden zu schicken. Im ersten Moment denkt man: „Soll ich jetzt 500 Briefe schreiben?“ Was, wenn man bisher noch nie einen Serienbrief erstellt hat und ga... gar nicht weiß, wie das funktioniert? Sitzt man jetzt stundenlang vor dem PC?Nein, natürlich nicht. Mit dem Schreibprogramm Word kann man ohne weitere Probleme einen Serienbrief erstellen und weiter verarbeiten. Nach dem Öffnen von Word findet man im Menü den Punkt „Extras“. Nachdem man diesen geöffnet hat, kann man die Option „Seriendruck“ wählen. Bei dem neuerlichen Word 2007 findet sich die Option „Seriendruck starten“ unter dem Menüpunkt „Sendungen“. Sofern man diese Hürde genommen hat, steht die Auswahl „Assistent starten“ zur Verfügung, in den älteren Word-Programmen kann es auch sein, dass dieser automatisch gestartet wird. Dieser Assistent führt den Nutzer in der Regel durch das komplette Erstellen eines Serienbriefes. Bis man sich selber mit der Materie auskennt, empfehle ich, diesen Assistenten auch zu nutzen, danach kann man schneller arbeiten, wenn man den Assistenten ausschaltet. Nachdem man die Dokumentenart (Brief, E-Mail oder sonstiges) ausgewählt hat, führt der Assistent den Nutzer zu der Empfängerauswahl. Hat man entsprechend eine Adressliste neu erstellt bzw. aus einer vorhandenen Datei die Adressdaten herausgefiltert, an die der Serienbrief geschickt werden soll, kommt man zum nächsten Punkt, den Brief an sich zu verfassen. Beim Schreiben dieses Briefes sollte beachtet werden, dass entsprechende Platzhalter des Assistenten am Standpunkt der Adresse steht, damit das Programm am Ende die jeweiligen Anschriften hineinsetzen kann. Nachdem der Brief verfasst wurde oder aus einer bereits bestehenden Datei entnommen wurde, stellt das Programm eine Vorschau zur Verfügung. In dieser Vorschau kann man sämtliche Positionen des Briefes kontrollieren und ggf. Änderungen an diesem Serienbrief vornehmen. Wenn jedoch alle Eingaben stimmen, kann der Seriendruck fertig gestellt werden. Der Seriendruck wird beendet, indem man die Option „Drucken“ wählt. Jetzt fügt das Programm die entsprechenden ausgewählten Adressen von selbst in den Seriendruck ein und man erhält die gewünschte Anzahl von Briefen. Hat man 50 Kunden anzuschreiben, erhält man 50 Briefe, jeweils mit verschiedenen Adressaten – ausgewählt aus der Kundendatei, welche vorab angegeben wurde. |
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